如何利用 Google 云端硬盘的 OCR 功能将图片转换为 Google 表格数据

手动将图片上的数据输入到 Google 表格中，既耗时又容易出错。幸运的是，Google 云端硬盘内置的 光学字符识别（OCR）工具 可以帮助您轻松完成这项工作。下面，我们就一步步来学习如何操作。

开始前请注意：

在开始将图片文字转换为 Google 表格数据之前，请确保图片符合以下要求，这将有助于转换过程顺利进行：

• 图片务必清晰： 图片质量越好，转换效果越佳。如果是屏幕截图，通常没问题。但如果是手机或相机拍摄的照片，请确保光线充足，没有阴影遮挡，并且拍照时手要稳，避免模糊。
• 文字分辨率要高： 图片中的数据文字高度至少应为 10 像素。
• 图片格式要正确： 此转换过程支持 JPEG、PNG、TIFF 和 GIF 文件。如果您的图片不是这些格式，请先进行转换。
• 图片大小适中： Google 建议文件大小控制在 2MB 或更小。
• 使用标准字体效果更佳： 如果图片中的文字或数字使用了不常见的字体，转换效果可能不如预期。
• 格式可能无法完整保留： 转换完成后，您可能需要手动调整数据格式。
• 您需要一个 Google 账号： 使用此 OCR 转换工具需要登录您的 Google 账号。

除了图片，这个方法也适用于将扫描的 PDF 文档中的文字和数字转换为 Google 表格数据。

第一步：将图片上传到 Google 云端硬盘

假设您有一张图片，比如一个包含姓名和地址的 PDF 截图（PNG 格式），您想将其中的数据提取并编辑到 Google 表格中。由于图片文件不包含“真实文本”数据，只有图像数据，您无法直接选择和复制其中的文字。

首先，请确保图片方向正确。然后，登录 Google 云端硬盘。您可以直接将文件拖拽到目标文件夹中，或者点击左上角的“新建”，选择“文件上传”，然后找到并上传您想要转换的图片。

第二步：在 Google 文档中打开图片

图片上传完成后，就可以开始转换了。在 Google 云端硬盘中，右键点击该图片文件，将鼠标悬停在“打开方式”上，然后选择“Google 文档”。是的，虽然最终目标是 Google 表格，但这一步是必不可少的。

此时，Google 文档会在新标签页中打开。文档顶部是原始图片，下方则是提取出来的数据。回到 Google 云端硬盘，您会发现这个新创建的 Google 文档文件已经保存在了图片的同一位置，并且名称相同。

第三步：检查并修改数据

OCR 技术虽然准确，但并非总是完美无缺，尤其是在原始图片数据布局比较复杂时。因此，请花时间仔细检查 Google 文档中提取出的数据。

例如，如果图片中的列标题被插入到数据列表中不正确的位置，您可以先删除它们，之后在 Google 表格中再重新添加。如果某些信息混淆了，比如地址和人名错位，您需要重新整理这些信息，以便后续操作更方便。

第四步：将数据复制粘贴到 Google 表格

数据整理好后，就可以将其移动到 Google 表格了。选中所有数据，然后右键点击选中区域的任意位置，选择“复制”。

如果您想将数据粘贴到一个新的电子表格中，可以在 Google 云端硬盘的相关文件夹中右键点击空白处，然后选择“Google 表格”。如果已经有设置好的 Google 表格文件，直接找到并打开它。

接下来，右键点击您希望粘贴数据起始位置的单元格，将鼠标悬停在“选择性粘贴”上，然后点击 “仅粘贴值”。选择“仅粘贴值”会移除所有格式，包括 Google 文档自动应用的任何行间距，这样您就可以得到一份干净的数据。

第五步：格式化数据

图片数据转换的最后一步是，在 Google 表格中对数据进行格式化，使其外观和行为都符合您的需求。

例如，如果您的列表目前都在一列中，但您希望将姓名、地址和区域分别放在三列中，有多种方法可以实现。一个常用的方法是使用 TRANSPOSE 函数，它可以将横向数据转换为纵向数据（反之亦然）。

如果您也想这样做，可以在 B2 单元格中输入：=transpose(A1:A3)，然后按下 Enter 键。由于每第三行出现一个新姓名，因此选中 B1 到 B3 单元格，然后双击填充手柄，将 TRANSPOSE 公式复制到 B 列中相应的单元格。

接着，选中所有新转置的单元格，按下 Ctrl+C 复制它们，然后按下 Ctrl+Shift+V 粘贴值。这样做可以将数据从原始的一维列表中分离出来，这意味着您可以删除原始数据，而不用担心丢失转置后的数据。

现在，右键点击 A 列的列标题并选择“删除列”。之后，您需要删除空白行。选中包含数据的所有列，然后在“数据”选项卡中，将鼠标悬停在“数据清理”上，然后点击“移除重复项”。

这样会留下一行空白行，您可以右键点击该行中的任意单元格，然后点击“删除行”来手动删除它。

最后，要重新插入列标题，右键点击第 1 行中的任意单元格，点击“在上方插入 1 行”，然后根据需要输入标题。

现在，您可以通过选中所有单元格（包括列标题），右键点击选中区域，然后点击“转换为表格”来将数据转换为格式化的 Google 表格。

然后，点击每个列标题中的向下箭头，将鼠标悬停在“编辑列类型”上，以确保为每个字段分配了正确的数据类型。至此，您的转换数据就可以在 Google 表格中使用了！