提到“任务管理”或“GTD”，你的脑海里可能会立刻浮现出Things 3、Todoist、OmniFocus这些需要付费订阅或购买的专业App。而对于苹果自带的“提醒事项”，大多数人的印象还停留在“下午三点开会”或“下班买牛奶”的简单备忘上。
但如果你因此而忽视它，你可能正在错过Mac生态中最强大的免费“神器”之一。
近年来，通过数次重大更新，“提醒事项”早已不是吴下阿蒙。它已经悄悄集齐了专业GTD工具的核心要素，从一个简单的“待办清单”进化成了一个功能完备的“任务管理系统”。本文将为你揭示它的10大进阶技巧，教你如何不花一分钱，用它搭建起一套完整、高效的个人任务管理体系。
标签与智能列表
让“提醒事项”完成质变的，正是这两大核心功能的引入。
1. 标签 - 跨越清单的分类
过去，我们只能把任务放在不同的清单里，但如果一个任务既属于“工作”又属于“紧急项目”怎么办？标签解决了这个问题。现在，你可以在创建任何任务时，在后面加上#工作、#个人、#紧急、#待办等任意标签。这让你能以“情境”的维度，在所有清单的顶部，一键筛选出所有包含特定标签的任务，无论它们原本分布在哪个清单里。
2. 智能列表 - 你的自动化看板
杀手级功能！ 如果说标签是进化，那么智能列表就是革命。它让“提醒事项”从一个被动的“清单”，变成了一个主动的“系统”。你可以创建一个“智能列表”，让它自动聚合所有符合你设定的复杂规则的任务。
实战：创建你的“今日待办”智能看板
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点击左下角的“添加列表”。
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在弹出的窗口中，选择“转换为智能列表”。
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命名为“今日待办”。
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设定过滤条件：
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选择“标签”，勾选
#紧急。 -
点击旁边的“+”号，添加第二个过滤条件。
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选择“日期”，并设置为“今天”。
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在两个条件之间，将“全部”切换为“任意”。
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点击“确定”。
现在，一个名为“今日待-办”的智能列表就诞生了。所有 “今天到期的” 或 “被你标记为#紧急” 的任务，都会自动出现在这里，成为你每天工作的核心看板。
GTD流程构建：从收集到执行
拥有了标签和智能列表，我们就可以开始搭建一套完整的GTD工作流了。
3. “收集箱”清单
将默认的“提醒事项”清单重命名为“收集箱”。根据GTD原则，这是你捕捉所有一闪而过的想法、临时任务和待办事项的唯一入口。无论是通过Siri、手动输入还是其他App分享，先把任务扔进“收集箱”，稍后再进行整理。
4. 项目化管理
为你的每一个独立项目，如“Q3财报”、“新家装修”，都创建一个独立的“清单”。在清单内部，你还可以创建“区段(Sections)”，来进一步划分项目阶段，例如“准备工作”、“执行中”、“复盘”，让项目结构一目了然。
5. 子任务 - 拆解复杂工作
一个复杂的任务，如“撰写市场报告”，往往让人望而生畏。你可以为它添加多个“子任务”（如“收集竞品数据”、“制作PPT图表”、“撰写初稿”等）。完成一个勾选一个，不仅让工作步骤更清晰，还能持续获得正反馈。
6. 丰富的元数据
不要只写任务标题。点击任务旁边的“i”图标，你会发现一片新天地。你可以在“备注”中添加详细的描述、粘贴相关的URL链接，甚至直接附上图片，让每一个任务都成为一个信息完备的“行动卡片”。
自动化与智能提醒
除了任务管理，“提醒事项”的“提醒”功能本身也变得异常智能。
7. 基于位置的提醒
你可以设置“当我到达公司时，提醒我提交周报”，或者“当我离开家时，提醒我扔垃圾”。设备会利用GPS，在最恰当的地点触发提醒。
8. 与联系人关联的提醒
这是一个非常贴心的功能。你可以创建一个任务，开启“在信息中提醒”并指定一位联系人。下次你与这位朋友在iMessage中开始聊天时，提醒事项会立刻在对话框上方弹出，再也不会出现“啊，刚才忘了跟你说个事”的尴尬了。
协作与生态
任务管理并非总是单打独斗，“提醒事项”同样能胜任轻量级的团队协作。
9. 清单模板
对于那些需要重复执行的任务清单，如“旅行打包清单”、“新员工入职流程”、“发布博客检查清单”等，你可以将其保存为“模板”。下次需要时，可以一键生成一个全新的、包含所有预设项目的清单，省时省力。
10. 列表共享与分配
你可以将任意一个清单共享给家人或同事。例如，和伴侣共享“本周购物清单”，两人都可以随时添加和勾选。在共享清单中，你甚至可以将某个具体任务，直接“分配”给某位成员，对方会收到相应的通知。
总结
当然，相比于那些功能繁复的付费App，“提醒事项”可能缺少一些极其高阶的视图或自动化选项。但对于90%的用户而言，今天的“提醒事项”，凭借其强大的标签系统和智能列表引擎，已经完全有能力承载一套严肃、完整、且运行流畅的个人GTD系统。
更重要的是，它深度根植于苹果生态，其同步速度、Siri集成度和跨设备体验，是任何第三方工具都无法比拟的，这正是 《苹果生态效率终极指南》 所推崇的核心优势。
不要再因为它简单的外表而小看它了。现在就打开“提醒事项”，点击“添加列表”，选择“智能列表”，创建你的第一个自动化看板——“今日待办”吧！你会惊讶于这个你每天都在使用的原生工具，竟然隐藏着如此巨大的能量。
